À l’ère numérique actuelle, les signatures électroniques deviennent des pratiques commerciales courantes dans de nombreux secteurs, dans différents domaines et dans plusieurs professions. Il y a plusieurs accords, contrats, formulaires et documents à signer. Les signatures électroniques figurent parmi les moyens les plus avancés pour signer des documents, car elles vous libèrent de tout souci. Toutefois, il est essentiel de connaître certains de leurs avantages avant de mettre en œuvre un logiciel de signature électronique dans vos activités quotidiennes.
Comment fonctionne la signature électronique en ligne ?
Avec la signature électronique, vous n’avez plus besoin de signer certains documents bancaires ou administratifs à la main, par exemple, pour la souscription d’un prêt immobilier, d’une assurance ou d’une carte bancaire. Pour mettre en œuvre une telle solution au sein de votre organisme, vous avez deux possibilités. D’un côté, lors d’un rendez-vous classique avec votre conseiller, il vous est possible de signer pdf le document non plus dans sa version papier, mais électroniquement.
De l’autre côté, à partir de votre smartphone ou votre ordinateur personnel, vous pouvez signer électroniquement vos documents de manière autonome sur votre application bancaire. En cas de besoin, vous pouvez demander l’aide de votre conseiller par téléphone pour signer un document pdf. En ce qui concerne les démarches à suivre pour la mise en place d’un logiciel signature électronique dans vos documents, vous obtenez plus d’informations sur la toile, plus précisément sur le site officiel de l’agence de communication digitale de votre choix.
Les atouts d'un logiciel de signature électronique
Conclure un contrat en ligne est rapide et plus pratique. Avec la signature électronique, vous gagnez du temps et cela vous évite surtout de transporter des liasses de documents et d’imprimer des tonnes de papier. Autre avantage, dans le cas où vous souhaiteriez réfléchir avant de signer, vous pouvez disposer de plusieurs jours pour vous décider.
Par exemple, vous avez 7 jours pour la souscription d’une assurance vie et 30 jours pour signer une assurance Accidents de la Vie ou une protection juridique. Dans tous les cas, vos documents sont accessibles à tout moment. Il vous est même possible de les télécharger, voire les imprimer. Ce qui vous donne plus de temps pour les lire tranquillement depuis chez vous.
Outre les économies évoquées précédemment, les processus automatisés de la signature numérique peuvent réduire l’impact financier des erreurs humaines telles que les erreurs de signature, qui peuvent ralentir le processus ou causer d’éventuels problèmes coûteux si elles ne sont pas détectées au départ. Pour information, chaque logiciel de signature électronique peut contribuer à atténuer les risques en fournissant des alertes sur les enregistrements suspects ou les problèmes de conformité liés à un contrat. Il garantit le fait que tout est en ordre. Ce qui vous donne certes la possibilité d’économiser le coût de la résolution de problèmes qui auraient pu être évités.
Comment signer pdf document électroniquement ?
Concrètement, la signature électronique en ligne se déroule en trois étapes clés. En premier lieu, vous recevez une notification pour vous rendre sur votre espace client via votre ordinateur ou votre application mobile. Ensuite, en cliquant sur la notification, vous allez pouvoir prendre connaissance des documents concernés par la signature électronique. Après, vous utilisez votre pass Sécurité pour finaliser la signature du document. Dès la confirmation de la signature, votre contrat est activé immédiatement. Si vous n’avez pas activé votre pass Sécurité, vous recevez par SMS un code à renseigner.
De la sorte, vous pouvez avoir la certitude que la signature électronique est bel et bien sécurisée. En effet, pour accéder à vos dossiers, soit vous vous authentifiez grâce au pass Sécurité que vous avez pré-enregistré sur votre mobile, soit vous signez électroniquement et en toute sécurité avec l’OTP SMS. Ce dernier étant code à usage unique reçu par SMS que vous devez renseigner à la fin de votre parcours de signature électronique. Dans les deux cas, vous êtes la seule personne à pouvoir signer électroniquement.
Ce qu’il faut savoir avant d’utiliser un logiciel signature électronique
Les signatures électroniques peuvent mettre les entreprises à l’abri de l’évolution des modes de travail au fil du temps. Néanmoins, les organisations doivent instaurer la confiance et s’assurer que toutes les parties sont familières et à l’aise avec les signatures électroniques. Elles contiennent souvent l’image d’une signature humide, car elle peut renforcer la confiance et limiter les changements potentiels.
Les signatures électroniques permettent aux entreprises de se prémunir contre les différentes façons de travailler au fil du temps. En outre, toutes les parties concernées doivent consentir à l’utilisation des signatures électroniques. Si l’une des parties choisit de ne pas le faire, l’entreprise doit recueillir les signatures humides de cette partie, sinon la transaction ne peut avoir lieu. Si une entreprise passe exclusivement aux signatures électroniques, elle doit déterminer comment faire face aux situations qui nécessitent des copies papier.
Pour mettre en œuvre un logiciel signature électronique, les organisations doivent se tourner vers les fournisseurs de logiciels. Ces fournisseurs peuvent gérer la sécurité et apporter un niveau de confiance avec leurs technologies. Les organisations doivent comprendre leurs propres besoins en matière de sécurité et prévoir des solutions de rechange en cas de besoin.